Cheltuielile de calatorie in interes de serviciu reprezinta unul dintre cele mai mari segmente de cheltuieli realizate de companii in ziua de azi, cand ritmul globalizarii presupune tot mai multe deplasari ale angajatilor in toate colturile lumii, necesitand un procent de circa 10% din bugetul anual al companiilor. In aceste conditii, instrumentele software care asigura reducerea acestor cheltuieli si eficientizarea proceselor de gestiune a deconturilor aferente pot aduce o rata de rentabilitate a investitiilor uriasa.

 

Pentru organizatiile care isi revizuiesc constant procesele operationale in scopul reducerii costurilor dedicate calatoriilor, economiile semnificative nu intarzie sa apara. Pe de alta parte, multe companii continua sa utilizeze procese greoaie, invechite si ineficiente pentru gestiunea acestor cheltuieli, potrivit unui studiu KDS derulat in SUA si Marea Britanie in scopul intelegerii atitudinilor si actiunilor profesionistilor din mediul de business in ceea ce priveste raportarea cheltuielilor dedicate deplasarilor.

Astfel, in timp ce majoritatea (45%) celor peste 1.200 de participanti la studiu au declarat ca utilizeaza o solutie automata pentru a realiza rapoartele de cheltuieli, aproape la fel de multi (41%) au spus ca inca utilizeaza foi de calcul pentru a completa aceste date. Dintre acestia din urma, aproape jumatate au spus ca acest proces manual dureaza intre 30 de minute si o ora, in timp ce un procent semnificativ (18%) au raspuns ca acest tip de raportare necesita doua ore de completari.

In timpul calatoriilor in interes de serviciu, multi dintre angajati trebuie sa isi indeplineasca sarcina de a tine evidenta cheltuielilor si a bonurilor fiscale. 73% dintre ei isi propun de fiecare data sa isi pastreze toate aceste hartii intr-un singur loc, precum portofel sau plic, dar se confrunta intotdeauna cu provocarea de a le organiza si de a confrunta cifrele de pe chitante cu banii cheltuiti atunci cand completeaza deconturile. In acest fel, se deschide foarte usor calea catre erori de calcul si catre ”pierderea” dovezilor platilor. Doar o mica parte dintre angajati, 11%, au raspuns ca au acces la o solutie online cu ajutorul careia scaneaza si inregistreaza toate facturile, pe masura ce apar.

Mai mult, 80% dintre participantii la cercetare au confirmat ca intotdeauna completeaza rapoartele de cheltuieli in timpul programului de lucru, ceea ce are cu siguranta un impact negativ in ceea ce priveste productivitatea acestora la locul de munca, totul traducandu-se intr-un final prin pierdere de timp si de bani pentru intreaga companie.

De asemenea, studiul a mai aratat ca 75% dintre angajatii care calatoresc in interes de serviciu trebuie sa raporteze cheltuielile lunar sau trimestrial, ceea ce duce la un numar foarte mare de chitante pe care acestia trebuie sa le pastreze. Iar pentru aceia care sunt nevoiti sa scoata bani din propriul buzunar in calatorii, frecventa aceasta de raportare presupune asteptarea indelungata pana la momentul rambursarii de catre angajator a intregii sume cheltuite din bugetul personal.

Inca o problema majora  este legata de ”inflorirea” de catre angajati a cheltuielilor aferente deplasarilor. Cand vine vorba de raportarea tuturor cheltuielilor din deplasari, toti angajatii sunt de parere ca sinceritatea si transparenta reprezinta cea mai potrivita optiune. Insa, desi majoritatea angajatilor sustin ca raporteaza, in cazul cheltuielilor cu combustibilul, intreaga distanta parcursa, aproape un sfert dintre ei (22%) obisnuiesc sa rotunjeasca sumele cheltuite cu benzina sau motorina cu pana la echivalentul a  circa 15 km. Poate parea o suma minora cand este luat in considerare un singur angajat, insa aceste costuri pot deveni sume importante la nivelul unei organizatii unde acest lucru devine o practica generala.

In contextul tuturor datelor de mai sus si pentru a veni in intampinarea companiilor a caror activitate se bazeaza intr-o masura importanta pe deplasari ale angajatilor in interes de business, Smartree a lansat recent solutia MyStaff Expenses, care asigura gestionarea automata a ordinelor de deplasare si a deconturilor de cheltuieli a angajatilor, simplificand astfel relatia angajat – manager – contabilitate.

Practic, MyStaff Expenses a fost conceput pentru gestionarea automatizata a cheltuielilor realizate de angajati, controlul procesului de decontare, simplificarea procesului de aprobare a deconturilor si ordinelor de deplasare, monitorizarea si analiza cheltuielilor in timp real – toate aceste facilitati fiind accesibile de pe dispozitivele mobile si usor de integrat cu modulul de contabilitate al oricarei companii.

Mai multe detalii despre: Beneficiile MyStaff Expenses

Sursa foto: www.theapppfactor.com