Digitalizarea proceselor de resurse umane a devenit o prioritate pentru multe companii, iar chatbotii de HR se numara printre solutiile software cele mai cautate intrucat acestia pot indeplini diverse functii, de la evaluarea competentelor candidatilor, programarea interviurilor si integrarea noilor angajati pana la a oferi tuturor salariatilor acces instant la informatii si documente specifice administrarii de personal, degrevand astfel departamentul de HR de activitati repetitive si consumatoare de timp.

Potrivit Gartner, pana in 2027, chatbot-ul va deveni principalul canal de comunicare pe care aproximativ un sfert din totalul organizatiilor il vor folosi in relatia lor cu clientii, in locul interactiunii umane.

Un factor decisiv care a scos la iveala importanta unui chatbot la nivel de companie a fost chiar pandemia. Odata cu ramanerea angajatilor acasa, s-a simtit nevoia de a comunica eficient si rapid, fara a consuma timp si resurse, iar solutia salvatoare pentru multe companii a fost reprezentata de un chatbot, care odata integrat la sistemele existente, a permis angajatilor sa se simta conectacti in continuare la cultura companiei.

Ce este de fapt un chatbot de HR

Un chatbot HR nu este altceva decat o interfata de comunicare special conceputa pentru a reproduce rolul specialistilor HR in cadrul companiilor.

Valoarea reala a unui chatbot de resurse umane este ca poate automatiza sarcini și fluxuri de lucru repetitive. Alimentați de AI, chatbotii HR sunt capabili sa proceseze numeroase intrebari in mod instant. O astfel de viteza de reactie a chatbotilor economisește mult timp specialistilor HR și, prin urmare, crește eficienta departamentului de resurse umane, care se poate dedica sarcinilor si actiunilor mult mai complexe, care aduc plus valoare companiei.

Exista insa mai multe tipuri de chatboti. Cei care sunt orientati spre sarcini si chatbotii conversationali. Acestia din urma sunt mult mai sofisticati si interactivi, fiind expusi unui proces de invatare continuu. Numiti adesea asistenti virtuali, ei pot afla preferintele unui utilizator in timp, pot oferi recomandari si chiar anticipa nevoile utilizatorului sau initia conversatii.

Avantaje ale folosirii unui asistent virtual in departamentul de HR

• Salveaza timp si elimina sarcinile obositoare

Chatbotii automatizeaza practic sarcinile repetitive si consumatoare de timp din cadrul departamentului de resurse umane, ajutand specialistii de HR sa salveze timp pretios si astfel sa se concentreze pe activitati mult mai complexe si mai importante.

De cealalta parte, angajatii vor avea acces instant la informatii legate de numarul de zile de concediu si pot inainta cereri de concediu direct cu ajutorul chatbot-ului, fara sa mai fie nevoie sa le depuna la departamentul de HR. De asemenea, isi pot descarca fluturasul de salariu sau diverse adeverinte.

Un astfel de chatbot, care vine in intampinarea nevoilor angajatilor si ii scuteste pe acestia de timpul pierdut cu redactarea cererilor de concediu si a solicitarilor privind diverse adeverinte este MySmarty, asistent virtual lansat de Smartree pe tehnologie Druid.

• Ajuta la cresterea satisfactiei angajatilor

Acest rol al chatbot-ului de a veni in intampinarea nevoilor angajatilor, scutindu-i de timpi mari de asteptare, nu face altceva decat sa ajute la imbunatatirea comunicarii cu angajatii si implicit la cresterea satisfactiei acestora.

• Ajuta la cresterea reputatiei companiei

Organizațiile care investesc in diferite aplicații de automatizare a activitatilor repetitive și in chatboti sunt privite in piata ca inovatoare, lucru care imbunateste considerabil imaginea companiei in fata candidatilor si astfel reusesc sa atraga noi talente.

• Ajuta la colectarea de feedback

Fie ca este vorba de recrutare sau de comunicarea interna este extrem de important sa cunosti, ca si organizatie, parerea angajatilor/candidatilor despre modul in care se desfasoara aceste procese, despre ce poate fi imbunatit sau ce trebuie schimbat. Astfel, colectarea feedback-ului poate fi facuta chiar prin intermediul unui chatbot, aceasta metoda fiind perceputa mult mai confortabila atat de catre angajati, cat si de catre candidati in comparatie cu completarea diverselor formulare.