Statul de salarii reprezinta un document prin care se evidentiaza calculul salariilor pentru angajati, precum si al contributiei privind protectia sociala si al altor datorii. Statul de plata a salariilor este un document justificativ de inregistrare in contabilitate si nu poate lipsi din actele unei companii cu angajati.

Statul de salarii se intocmeste intr-unul sau in doua exemplare, lunar, pe sectii/servicii/ateliere, pe baza pontajelor, a documentelor de centralizare a salariilor individuale in cazul persoanelor salarizate in acord, a documentelor cu privire la retinerile legale, a listelor de avans, concedii de odihna si certificate medicale.

Platile realizate in cursul lunii (avans, lichidare, indemnizatie concediu etc.) sunt incluse in statele de salarii, astfel incat acestea sa cuprinda intreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din perioada de decontare.

Pentru conformitatea exactitatii calculelor, statul de salarii se semneaza de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul.

Statul de salarii: continut minimal obligatoriu

Informatiile minime obligatorii pe care statul de plata a salariilor trebuie sa le contina sunt, potrivit Ordinului nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, cu modificarile si completarile ulterioare:

1. denumirea unitatii, sectiei, serviciului etc.;
2. denumirea formularului;
3. intocmit pentru luna, anul;
4. numele si prenumele salariatului;
5. venitul brut;
6. contributia individuala de asigurari sociale;
7. contributia individuala la bugetul asigurarilor pentru somaj;
8. contributia pentru asigurari sociale de sanatate;
9. cheltuieli profesionale;
10. venitul net;
11. deducerea personala de baza;
12. deduceri suplimentare;
13. venitul baza de calcul;
14. impozitul calculat si retinut;
15. salariul net;
16. semnaturile conducatorului unitatii, a conducatorului compartimentului financiar-contabil, a persoanei care il intocmeste.

Documentul circula la urmatoarele persoane/departamente:

• persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata (exemplarul 1 din statul de salarii);
• la casieria unitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite (exemplarul 1), in cazul platilor in numerar;
• la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1);
• la compartimentul care a intocmit statul de salarii (exemplarul 2), pentru acordarea vizei atunci cand se solicita plata salariilor neridicate, dupa caz.

Cele doua exemplare ale statului de salarii se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati (exemplarul 1) si la compartimentul care a intocmit statul de salarii (exemplarul 2), dupa caz.

Societatea comerciala are obligatia sa pastreze timp de 50 de ani statele de salarii, conform prevederilor art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata.

Dovedirea platii salariilor se realizeaza prin semnarea statelor de plata si orice alte documente justificative care demonstreaza efectuarea platii catre salariat, conform cu articolul 168 din Codul Muncii.

Te-ar mai putea interesa si:

Fluturasul de salariu este obligatoriu?

Schimbare de directie in serviciile de munca temporara

Servicii si externalizare salarizare, prin software resurse umane propriu