Pentru un IMM, orice strategie de eficientizare a costurilor are o importanta majora. In prima faza, cel mai recomandat este sa se identifice ce procese din cadrul companiei sunt cele mai consumatoare de timp si resurse, ca mai apoi sa se gaseasca o solutie, care sa corespunda cel mai bine intereselor economice urmarite.

Nu este insa un secret pentru nimeni faptul ca unul dintre procesele cele mai consumatoare de timp si resurse din companii este chiar cel de salarizare. Atentia pe care HR managerii o acorda de obicei calculului salarial lunar ii distrage de la alte actiuni de importanta majora atat pentru departamentul de HR, cat si pentru intreaga companie. Solutia cea mai recomandata in acest caz este externalizarea calculului salarial.

Externalizarea serviciilor de salarizare nu inseamna altceva decat delegarea responsabilitatilor cu procesul de salarizare catre o companie externa, in primul rand in vederea economisirii de timp si resurse si eficientizarii costurilor.

Cele mai bune motive pentru externalizarea serviciilor de salarizare in cadrul unui IMM

1.Costuri mai mici

Formarea unei echipe de specialisti care sa se ocupe de salarizare cu siguranta reprezinta o cheltuiala mai mare decat externalizarea serviciilor de salarizare catre o companie externa si asta pentru ca o astfel de echipa trebuie sa fie formata din oameni foarte bine pregatiti, capabili sa lucreze in conditii de stres, cu respectarea deadline-urile.

In cazul in care ai deja o echipa care la acest moment realizeaza calculul salarial in-house, focusul acesteia poate fi mutat de la un proces repetitiv, cum este cel de salarizare, catre alte tipuri de activitati, precum cea de dezvoltare profesionala, de training si core business, lucru care pe termen mediu si lung se va traduce intr-o investitie profitabila si intr-o reducere de costuri.

2. Calcul salarial corect si fara intarzieri

Un calcul salarial realizat corect si la timp reprezinta tinta oricarei companii care vrea sa demonstreze angajatilor ca este o organizatie serioasa si de incredere. O garantie ca salariatii isi vor primi salariile la timp, luna de luna, este externalizarea serviciilor de payroll catre o companie specializata. De ce? Pentru ca de cele mai multe ori, companiile catre care se externalizeaza salarizarea, au deja automatizat procesul de calcul salarial, ceea ce inseamna ca riscul de a se strecura erori este mult mai mic.

De asemenea, atat timp cat posibilitatea ca o eroare sa intervina in procesul de salarizare este extrem de mica, nu exista motive sa se intarzie finalizarea calculul salarial lunar. Salariile find gata la timp, angajatii vor fi multumiti.

3. Mai mult timp dedicat obiectivelor pe termen lung ale companiei

Daca oamenii cu putere de decizie din companie nu vor fi stresati de componenta salariala, vor avea ocazia sa acorde mai mult timp strategiei de crestere si dezvoltare a afacerii, cat si altor initiative menite sa aduca plusvaloare in organizatie.

4. Securitate si confidentialitate a datelor

Furnizorii de servicii de salarizare externalizata pun mare pret pe securitatea si confidentialitatea datelor si investesc in tehnologie de ultima generatie pentru a fi siguri ca nu exista nici cel mai mic risc ca acestea sa poata fi sterse sau sa poata fi accesate de catre cine nu trebuie.

Astfel, daca apelezi la externalizarea procesului de salarizare, esti sigur ca baza ta de date va fi stocata in siguranta si ca nicio persoana neautorizata nu va avea acces la ea.

5. Nu ai griji in ceea ce priveste schimbarea legislatiei din domeniu

Legislatia privind salarizarea este in continua schimbare, iar pe langa realizarea calculului salarial propriu-zis, trebuie alocate timp si resurse pentru ca schimbarile legislative care tot apar sa fie aplicate corect si la timp, evitand astfel diverse penalitati. Pentru ca acest lucru sa nu se transforme in ceva foarte greu de gestionat, cea mai buna solutie este externalizarea salarizarii, intrucat orice companie care poate prelua procesul de calcul salarial are si specialisti care se ocupa de partea de schimbari legislative si de punerea lor in aplicare in timp util.

6. Noi oportunitati pentru angajati

Activitatea de calcul salarial este o activitate repetitiva, care are loc luna de luna, iar pentru multi angajati acest lucru poate deveni plictisitor si, de ce nu, se poate transforma intr-o adevarata povara. Atunci cand o companie ia decizia sa externalizeze procesul de salarizare, o parte dintre angajatii care erau implicati in procesul de calcul salarial lunar se vor putea ocupa de activitati mult mai creative, precum retentie de personal sau atragere de noi talente in companie.

7. Fiabilitate

Efectuarea la timp a calculului salarial care se desfasoara in-house depinde foarte mult de angajati, in sensul ca atunci cand o parte dintre acestia se afla in concedii de odihna sau in concedii medicale,  procesul de salarizare poate suferi amanari, situatie in care tot personalul din cadrul companiei va avea de suferit.

Daca in schimb optezi pentru externalizarea serviciilor de payroll, efectuarea la timp a calculului salarial nu va varia in functie de concedii sau alte situatii neprevazute care pot aparea in randul angajatilor din departamentul intern de HR, deci vei avea parte de siguranta platii la timp a salariilor.