Plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si o indemnizatia de delegare (denumita si diurna) reprezinta drepturi ale salariatului care se deplaseaza in interes de munca, potrivit articolului 44 din Codul muncii. Diurna se acorda pentru zile calendaristice, indiferent ca aceasta deplasare are loc in interiorul tarii sau in strainatate.

Cuantumul indemnizatiei de delegare este stabilit expres de lege, cea mai recenta modificare a valorii diurnei zilnice fiind in 27 ianuarie 2015.

Delegarea poate fi dispusa pe o perioada de cel mult 60 de zile calendaristice in 12 luni, potrivit Codului muncii si se poate prelungi doar cu acordul salariatului pentru perioade succesive de cel mult 60 de zile calendaristice.

In cazul angajatorilor din mediul privat, diurna se acorda in conditiile stabilite de lege sau de contractele colective de munca.

Diurna in mediul privat, valoare si regim fiscal

Diurna se acorda atat pentru delegatiile din tara, cat si pentru cele din strainatate. In tara, valoarea diurnei este stabilita la nivelul legal acordat institutiilor publice, indexata cu 2,5.

Din ianuarie 2015, valoarea diurnei pentru institutiile publice este de 17 lei/zi, deci pentru mediul privat este 42,5 lei/zi.

Diurna externa este reglementata de HG 518/1995 pentru misiuni cu caracter temporar. Valoarea este stabilita la nivelul legal al diurnei, decis pentru fiecare tara in parte, indexat cu 2,5.

Numarul de zile calendaristice de delegatie se calculeaza de la ziua si la ora plecarii pana la ziua si ora inapoierii mijlocului de deplasare din si in localitatea unde angajatul lucreaza, fiecare 24 de ore reprezentand o zi de delegare.

In cazul delegatiilor de o zi, precum si in ultima zi atunci cand sunt mai multe zile de delegare, diurna se acorda doar daca durata delegarii este de cel putin 12 ore.

Pentru calcularea perioadei de acordare a diurnei in valuta, in cazul deplasarilor in afara tarii, se ia in considerare mijlocul de transport. Astfel, in cazul avionului, se are in vedere momentul decolarii din tara si al aterizarii la revenire, de si pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a Romaniei.

Similar, in cazul trenului sau a masinii, se ia in considerare momentul trecerii prin punctele de trecere a frontierii, atat la plecare din, cat si la inapoierea in tara.

Cand salariatul este plecat in delegatie in strainatate, diurna primita va acoperi inclusiv costul transportului in interiorul localitatii.

Atunci cand exista fractiuni de timp ce nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda:

• 50% pana la 12 ore;
• 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.

Articolul 55 din Codul fiscal actualizat prevede ca indemnizatiei de delegare i se aplica reguli de impunere proprii veniturilor din salarii, pentru partea care depaseste limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice:

Nota legislativa – art. 55 din Legea 571/2003 coroborata cu HG 44/2004 privind Codul fiscal cu normele metodologice de aplicare (2) Regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica şi urmatoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor: (…) i) indemnizatia si orice alte sume de aceeasi natura, primite de salariati pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, pentru partea care depaseste limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit prin hotarare a Guvernului pentru personalul din institutiile publice. Aceste prevederi se aplica si in cazul salariatilor reprezentantelor din Romania ale persoanelor juridice straine.

Astfel, indiferent de entitatea platitoare, diferenta din diurna care depaseste de 2,5 ori nivelul stabilit pentru salariatii din institutiile publice se supune impozitului pe salarii si este inclusa in baza lunara de calcul a contributiilor sociale obligatorii (angajat si angajator).

Pentru diurna se aplica regula generala de deductibilitate: suma este deductibila integral la calculul profitului impozabil.

HG 23/2015 pentru aprobarea Normelor de aplicare a Legii nr. 142/1998 privind acordarea tichetelor de masă prevede, totodata, ca nu se acorda tichete de masa in zilele de delegatie pentru care salariatul primeste indemnizatie.

Cum pot angajatii sa deconteze sumele pentru diurna

Salariatul aflat in deplasare poate primi un avans in numerar, in functie de numarul zilelor de delegatie. Acordarea unui avans se poate realiza si in cazul sumelor in valuta.

Exista si situatii in practica in care diurna este acordata dupa delegare.

Atunci cand suma in lei se acorda inainte de deplasare, departamentul financiar-contabil din companie intocmeste o dispozitie de plata (incasare) in doua exemplare, asa cum prevede Ordinul Ministerului Economiei si Finantelor 3512/2008. Salariatul justifica avansul pentru deplasare si pentru procurarea de valori materiale cu plata in numerar prin intocmirea unui ordin de deplasare pe care va avea viza si stampila conducatorului unitatii unde se deplaseaza, cu data si orele de sosire si de plecare.

In cazul avansului in valuta, documentul financiar-contabil utilizat pentru decontarea banilor, in afara drepturilor de diurna, va fi decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe).