control din partea inspectoratului teritorial de munca (ITM), angajatorul trebuie sa prezinte inspectorilor dosarele solicitate complete ale angajatilor. In caz contrar, amenda poate fi intre 5.000 si 8.000 lei.

Dosarul de personal reprezinta o colectia tiparita a datelor salariatului inregistrate de angajator in Revisal, precum si alte documente considerate importante pentru derularea raporturilor de munca. Documentele continute de dosarul de personal certifica legalitatea si corectitudinea informatiilor transmise catre registrul electronic de evidenta a salariatilor.

Important! Indiferent de tipul contractului individual de munca (pe durata nedeterminata sau determinata) sau de tipul normei (intreaga sau partiala), angajatorul are obligatia intocmirii de dosare personale pentru toti angajatii.

Ce trebuie sa cuprinda dosarul de personal

Dosarul de personal trebuie sa cuprinda urmatoarele documente, conform HG nr. 500/2013:

• contractul individual de munca;
• actele necesare angajarii;
• actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractului de munca;
• acte de studii/certificate de calificare;
• orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Detaliat, un dosar de personal realizat in mod profesionist si care nu ar trebui sa creeze niciun fel de probleme in cazul unui control din partea ITM va contine:

• Copie a actului de identitate: buletin/cartea de identitate/pasaport sau dovada de rezidenta
• Curriculum vitae, semnat si datat de catre angajat;
• Contract individual de munca impreuna cu oferta de angajare, ambele semnate, datate si cu numar de inregistrare;
• Copie certificat de nastere;
• Adeverinta medicala eliberata de catre medicul de familie al angajatului, care sa ateste ca este apt de munca, iar ulterior acceptarii ofertei de angajare, dar inainte de inceperea efectiva a activitatii, avizul medicului de medicina muncii;
• Copie permis de conducere in cazul personalului care conduce masina de serviciu / a soferilor profesionisti;
• Copie livret militar, daca este cazul;
• Copie certificat de casatorie / hotarare de divort, daca este cazul;
• Certificate de nastere ale copiilor, in copie, daca este cazul;
• Copie diploma de absolvire a ultimei institutii de invatamant si copii ale altor diplome/documente de specializare / calificare / autorizare;
• Declaratie pentru completarea declaratiilor fiscale (205) privind veniturile din salarii (functia de baza; persoanele in intretinere si documente justificative: copie certificat nastere pentru minori, adeverinta de la celalalt parinte ca nu beneficiaza de deducere, declaratie pe propria raspundere ca nu realizeaza venituri), pensionar – da sau nu (ataseaza copia deciziei de pensionare), beneficiaza sau nu de somaj, casa de sanatate, cont bancar;
• Decizie de pensionare (acolo unde este cazul);
• Fisa postului;
• Copia autorizatiei de munca, a vizei de munca si a permisului de sedere (pentru angajatii straini cetateni ai tarilor non UE);
• Acte aditionale prin care a fost modificat/completat unul dintre elementele raportului juridic de munca;
• Cererile de suspendare a raportului juridic de munca, actul juridic de aprobare/constatare a suspendarii, actul juridic prin care se dispune reluarea activitatii;
• Actele juridice care atesta modificarile salariale;
• Actul de incetare a raportului juridic de munca, cand este cazul;
• Rapoartele de evaluare;
• Alte documente (optionale) care pot face parte din dosarul angajatului: copie carnet de munca/copii ale adeverintelor de la locurile de munca anterioare, cazierul judiciar in original pentru functiile ce implica gestiune.

Persoanele cu acces la dosarele de personal ale angajatilor au obligatia sa pastreze confidentialitatea datelor.