Eficienta activitatii departamentului de resurse umane creste odata cu automatizarea cat mai multor procese. In relatia cu angajatii, transmiterea de informatii este esentiala pentru buna functionare si pentru legalitatea actiunilor.

Nevoia de comunicare rapida intre companie si proprii angajati este intampinata de Smartree prin crearea SmartNews, un modul distinct al platformei de management al resurselor umane, MyStaff. Cu ajutorul SmartNews departamentul de HR transmite stiri si informari direct catre salariati si le ofera acces la documentele publice ale companiei (regulament intern, proceduri, stiri interne etc.).

Beneficiile unei astfel de functionalitati constau in:

• Comunicare in timp real cu grupuri predefinite de angajati, indiferent de locul in care se afla sau isi desfasoara activitatea;
• 40% reducere a timpului destinat informarii angajatilor prin salvarea de grupuri predefinite si prin filtrarea salariatilor in functie de anumite criterii;
• Posibilitatea transmiterii de documente specifice de HR;
• Informare in timp real, chiar in conditii de mobilitate crescuta a salariatilor – accesul la informari si la posibilitatea de a bifa de luare la cunostinta se realizeaza de pe orice dispozitiv conectat la interne;
• Feedback in timp real din partea angajatilor in procesul de comunicare: posibilitatea angajatului de a bifa de luare la cunostinta a informarilor primite, in cazul procedurilor si a diverselor informari interne;
• Reducerea consumului de hartie prin accesarea si confirmarea online a documentelor;
• Rapoarte centralizate cu rata de vizualizare si de feedback din partea angajatilor.

Cum functioneaza SmartNews – fluxul de la HR la salariat

In procesul de transmitere a informarilor, departamentul de HR:

• creeaza stirea in orice moment, cu posibilitatea de a alege ora cand si cui o va trimite;
• poate marca anumite categorii de informari ca obligatorii de luat la cunostinta;
• ulterior transmiterii notificarii, poate revizui continutul, lista de destinatari si documentele anexate.

Prin intermediul noii functionalitati SmartNews, angajatul acceseaza contul sau web-based Employee SelfService unde poate:

• sa vizualizeze stirea transmisa de HR in Inbox;
• sa vizualizeze si sa descarce documentele primite;
• sa bifeze de luare la cunostinta, dupa caz.

Transmiterea unei stiri noi se face rapid prin apasarea unui buton dupa definirea continutului si selectia grupului tinta.

Angajatii din grupul selectat vor primi notificari automate pe e-mail de fiecare data cand HR-ul doreste sa anunte astfel o noua stire.

Centralizare si raportare

Printre avantajele unui astfel de sistem se numara rapoartele de analiza, primite de HR, pentru:

• rata de vizualizare;
• rata de raspuns.

Pe baza rapoartelor se pot lua decizii in vederea notificarii suplimentare.

Astfel HR-ul are posibilitatea de retransmitere a informarii catre persoanele care nu au bifat de luare la cunostinta.

Angajatii nu mai sunt nevoiti sa semneze fizic pe luare la cunostinta – este suficient, din punct de vedere legal, sa confirme electronic in cazul urmatoarelor documente:

• proceduri interne;
• reguli;
• informari diverse.

Indiferent de tipul de companie, SmartNews permite eficientizeaza comunicarii in cadrul organizatiei.

Integrarea SmartNews cu suita MyStaff

• Personnel – selectarea angajatilor tinta;
• Employee SelfService – vizualizarea stirilor, a documentelor si confirmarea citirii;
• Documents – gestionarea documentelor;
• Reporting – gestionarea rapoartelor specifice;
• Notifier – transmiterea de notificari automate catre angajati sau catre HR.

Doresti sa beneficiezi de SmartNews? Contacteaza-ne!