Automatizarea joaca un rol extrem de important in aceasta perioada in care orice companie, indiferent de sectorul de activitate, are ca obiective cresterea eficientei si productivitatii in munca, reducerea costurilor si o gestionare mai buna a timpului acordat diverselor procese de business.

Necesitatea automatizarii poate fi resimtita in orice departament al unei companii, dar o nevoie acuta se resimte mai ales acolo unde sarcinile administrative si repetitive ocupa timp pretios, in defavoarea activitatilor creative, menite sa aduca plus valoare intr-o organizatie. O astfel de situatie este intalnita destul de des la nivelul departamentelor de resurse umane, unde, nu de putine ori, specialistii de HR sunt nevoiti sa execute sarcini manuale, consumatoare de energie si resurse in loc sa-si dedice timpul proceselor de resurse umane care adauga valoare la nivel de organizatie – strategiilor de retentie si de atragere a talentelor sau implementarii unei culturi organizationale cu directii clare.

Solutia salvatoare in acest caz este reprezentata de un software de resurse umane, care are rolul de a acorda timp suficient specialistilor de HR pentru a se ocupa de procese de importanta majora precum onboarding, programe de recompensare si recunoastere menite sa mareasca rata de retentie a angajatilor, construirea si mentinerea unei culturi organizationale care sa scoata in evidenta valorile companiei si sa atraga noi talente. Un astfel de soft este si MyStaff Software, de la Smartree.

Ce iti poate oferi un software de resurse umane cum este MyStaff Software?

1. Eficienta

Prin reducerea activitatilor repetive si consumatoare de timp iti poti concentra atentia mai mult pe oameni, pe strategii de atragere de talente si de retentie de personal. Atunci cand vorbim de activitati repetitive, ne referim la calculul salarial, la administrarea dosarelor de personal, la generarea de adeverinte sau la procesarea pontajelor pentru salarizare, toate acestea putand fi simplificate si eficientizate prin intermediul softului de HR, oferit de Smartree.

2. Calcul salarial efectuat la timp si fara greseli

Un calcul salarial efectuat corect si la timp, cu respectarea normelor legale si politicilor interne, ofera oricarei companii credibilitate, aceasta reprezentand un adevarat plus atunci cand vine vorba de retentia angajatilor si atragerea de noi talente in companie. Cum pot companiile sa bifeze acest obiectiv? Raspunsul este simplu: cu ajutorul unui soft de resurse umane precum MyStaff, care, pe langa aceste doua avantaje majore – corectitudine si salarii la timp, contribuie si la reducerea considerabila a timpilor alocati calculului salarial efectiv.

3. Stocare electronica a documentelor

Un software de resurse umane permite stocarea securizata a tuturor documentelor necesare pentru toate procesele de HR care se desfasoara la nivel de companie si totodata ofera posibilitatea administrarii acestora, dar si cautarii dupa metadate.

Cu ajutorul MyStaff, poti avea un check-in si un check out securizat al documentelor in arhiva electronica, poti stoca in orice format electronic si poti extrage metadate care descriu fiecare document.

4. Rapoarte predefinite

O platforma software destinata departamentului de HR reuneste informatii critice din interiorul companiei, legate atat de situatia curenta, cat si de evolutia in timp a capitalului uman, si permite configurarea si vizualizarea de rapoarte pe baza acestora. Prin intermediul instrumentului software MyStaff Reporting, ai posibilitatea obtinerii de rapoarte referitoare la istoricul retinerilor si datoriilor salariatilor, pe orice perioada, poti configura note contabile la nivel global si la nivel de centru de cost si elemente de cheltuiala si poti dezvolta ca si utilizator rapoarte noi.

5. Comunicare facila cu angajatii proprii

Eficientizarea comunicarii la nivel intern reprezinta un obiectiv care se vrea atins de catre orice organizatie. Cu modulul MyStaff News, parte a suitei MyStaff, este posibila informarea rapida a angajatilor prin transmiterea de informatii, precum si de documente specifice departamentului de HR in timp real. Astfel, reduci considerabil timpul necesar informarii angajatilor, dar in acelasi timp poti obtine si feedback rapid din partea acestora.

6. Notificari automate

Expirarea contractelor de munca si a perioadelor de proba reprezinta o grija in plus pentru orice specialist de HR. Cu Mystaff Notifier insa poti scapa de acest stres intrucat vei fi notificat automat pe data de 1 a lunii pentru contractele de munca sau perioadele de proba care expira in luna urmatoare. De asemenea, tot prin intermediul acestui soft, poti seta ca angajatii tai sa primeasca de zilele lor de nastere o felicitare electronica de “La multi ani”.

7. Gestionare a trainingurilor si cursurilor

Conceperea programei necesare pentru ca angajatii sa atinga nivelul dorit de competenta si realizarea catalogului de cursuri si traininguri, definirea portofoliului de activitati de invatare la nivel de companie si planificarea orarului sesiunilor de curs reprezinta activitati care pot fi automatizate cu ajutorul unui instrument software dedicat cum este MyStaff Training. Acesta te ajuta nu doar la definirea planului anual de training, ci si la monitorizarea cursurilor si la gestionarea facila a resurselor si a costurilor astfel incat sa ai parte de eficienta si de transparenta in toate etapele procesului de training.

8. Procesare a pontajelor pentru salarizare

Completarea fiselor zilnice de pontaj si procesarea acestora pentru salarizare necesita mult timp, de care cu siguranta ca om de HR nu dispui. Din acest motiv, de preferat este sa apelezi la un soft specializat de pontaj cum este MyStaff Time, cu ajutorul caruia sa gestionezi in mod automat inregistrarea prezentei, cererile de absenta si procesarea pontajelor pentru salarizare. Astfel, timpul tau dedicat acestor procese de o importanta majora pentru companie poate sa scada si pana la 70%.

9. Simplificare a interactiunii dintre angajati si departamentul de HR

Vizualizarea informatiilor din dosarul de personal, vizualizarea fluturasilor de salariu, completarea si vizualizarea pontajelor, precum si crearea cererilor de absenta sunt actiuni pe care angajatii le pot face singuri, fara sa apeleze la departamentul de resurse umane. Cum? Cu ajutorul portalului MyStaff Self Service, disponibil pe toate web browserele, care ofera un grad inalt de confidentialitate si securitate in ceea ce priveste datele personale prin acces securizat.

10. Activare automata a interviurilor de plecare

Indicatorii de sanatate organizationali joaca un rol important la nivel de organizatie, permitand imbunatatirea ratei de retentie a angajatilor. Una dintre cele mai eficiente modalitati prin care pot fi analizati indicatorii de sanatate organizationala consta in interviul de exit, cu ajutorul caruia se colecteaza feedback de la angajatii care parasesc compania.