Inteligenta artificiala isi face din ce in ce mai mult simtita prezenta in majoritatea domeniilor de activitate, prin reducerea, si chiar eliminarea, necesitatii implicarii umane in realizarea anumitor task-uri, contribuind astfel la sustenabilitatea si la competitivitatea companiilor din intreaga lume, iar domeniul de HR nu face exceptie.

Un astfel de exemplu sunt si chatbot-urile, utilizate intr-o proportie din ce in ce mai mare cu scopul de a automatiza anumite interactiuni ale angajatilor cu departamentul HR. MySmarty este un prim astfel de asistent virtual lansat de Smartree pe tehnologie DRUID, care ofera acces instant angajatilor la informatii si documente specifice administrarii de personal, precum si raspunsuri la cele mai frecvente intrebari.

Care este rolul chatbot-ului MySmarty in departamentul HR

Rolul chatbot-ului MySmarty este de a veni in intampinarea nevoilor angajatilor si de a-i scuti pe acestia de timpul pierdut cu redactarea cererilor de concediu si a solicitarilor privind diverse adeverinte prin precompletarea detaliilor necesare si generarea lor pe baza unor sabloane de documente predefinite in urma interogarii bazei de date MyStaff.

In felul acesta, chatbot-ul MySmarty va prelua o mare parte dintre task-urile repetitive din cadrul departamentului de Resurse Umane si va contribui la imbunatatirea comunicarii angajatilor cu acest departament si implicit la cresterea satisfactiei acestora.

In plus, conversatia cu noul coleg virtual se deruleaza natural, la fel ca cu orice alt coleg din companie, acesta putand fi accesat chiar din aplicatia Microsoft Teams.

Limbajul pe care acesta il foloseste nu difera cu mult de limbajul uzual, pe care angajatii il folosesc zi de zi la job, fiind chiar dispus sa invete expresii noi de la utilizatori pentru imbunatatirea cunostintelor si a performantelor ulterioare. In situatia in care utilizatorul nu efectueaza clic pe butoanele afisate si tasteaza o intrebare noua in chat, sistemul NLP (Natural language process) al chatobotului este sesizat si da start celui mai potrivit flux pentru cuvantul/propozitia introdusa. In cadrul unui flux conversational, utilizatorul are posibilitatea schimbarii subiectului si mutarii efective dintr-un flux in altul.

Pentru situatia in care sunt identificate mai multe fluxuri care raspund textului introdus in chat, utilizatorul va fi pus sa aleaga din lista de fluxuri identificate.

Lista sarcinilor pe care chatbot-ul MySmarty le poate indeplini cu succes

Exista o lista intreaga de actiuni pe care chatbot-ul MySmarty le poate realiza, iar toate acestea pot fi incadrate in trei mari categorii:

1. Concedii/Cereri

Fluxul destinat zonei de concedii permite inregistrarea cererilor pentru zile libere (concediu de odihna sau concedii administrative), vizualizarea listei cu toate concediile inregistrate in ultimul an, precum si a listei cu toate concediile anulabile – cererile in starea “Finalized”.

Fluxul poate fi initiat prin clic pe butonul “Da” sau scriere in chat “Cerere concediu”/”Vreau concediu”/”Adauga concediu”, etc., urmand ca utilizatorul sa fie intrebat ce tip de concediu doreste sa inregistreze,concediu de odihna sau administrativ. Printr-un simplu clic pe butonul “Adauga concediu de odihna” sau prin scriere in chat a textului “Adauga CO”/” Adauga concediu de odihna” se initiaza fluxul de adaugare cerere de tip “Zile concediu de odihna”, urmatorul pas fiind specificarea datei de start si de final pentru zilele libere si apoi confirmarea lor.

Dupa confirmare, chatbotul verifica numarul de zile lucratoare dintre cele doua date specificate, iar in urma verificarilor pot fi intalnite trei situatii:

• Fara zile lucratoare – intre cele doua date specificate nu exista zile lucratoare; iar utilizatorul poate reintroduce alte date sau tasta o intrebare noua.
• Date introduse corect – fluxul continua cu procesul de generare si salvare pentru cererea de concediu.
• Numarul de zile depaseste soldul disponibil – verifica daca numarul de zile libere cerute este mai mic decat soldul zilelor disponibile.

La finalizarea procesului de salvare cerere, utilizatorul este informat despre numarul de cerere inregistrat si are posibilitatea intoarcerii la meniu sau initierii unei noi conversatii.

Tot prin intermediul chatbotului MySmarty se pot aproba cererile de concediu, dupa ce acestea au ajuns in prealabil la manageri. De asemenea, acesta genereaza si un raport de concedii aprobate pentru manageri.

La fel se procedeaza si in cazul concediului administrativ, cand utilizatorul are posibilitatea de a inregistra cereri pentru mai multe tipuri de evenimente precum: zile concediu fara plata, zile casatorie salariat, zile casatorie copil, zile nastere/adoptie copil, zile curs puericultura, zile deces sot, copil, parinti, zile deces bunici, frati, surori, socri, zile donare sange, zile libere alte religii, zile libere platite, zi aniversare copil.

Important de precizat este faptul ca in cazul concediului administrativ, de cele mai multe ori este necesara atasarea unui document justificativ care trebuie incarcat de catre utilizator. Spre exemplu, in cazul in care utilizatorul vrea sa inregistreze o cerere de concediu pentru zi aniversara copil, trebuie sa ataseze certificatul de nastere al copilului.

2. Fluturas

In ceea ce priveste descarcarea fluturasului de salariu, aceasta actiune poate fi realizata prin apasarea butonului “Fluturas” din meniul principal sau prin scrierea in chat a textului “Fluturas”/”Fluturas salariu”/”vreau fluturasul de salariu”, etc. In conversatia cu utilizatorul, chatbotul propune acestuia selectia uneia din ultimele trei luni comparativ cu data curenta pentru descarcarea fisierului. Dupa selectia lunii, este afisat un mesaj care invita utilizatorul sa descarce fisierul printr-un clic. Trebuie precizat ca fluturasul de salariu este disponibil doar pentru lunile inchise din punct de vedere operational.

Cand utilizatorul scrie in chat “fluturas mai” chatbotul identifica si intiaza fluxul pentru fluturasul de salariu si extrage denumirea lunii (ex:“mai”) prin mecanismul de NER (Named Entity Recognition). In aceasta situatie fluxul nu mai afiseaza optiunile cu selectarea lunilor si afiseaza direct mesajul pentru descarcarea fisierului.

3. Adeverinte

Pentru descarcarea de adeverinte, utilizatorul trebuie sa acceseze butonul “Adeverinte” din meniul principal sau sa scrie direct in chat “Adeverinte”/”vreau adeverinta”/”de unde pot descarca adeverinte”, etc. Mai departe, chatbotul ii prezinta utilizatorului lista cu adeverintele care pot fi descarcate, astfel ca angajatul isi poate alege fie o adeverinta generala de salariat, fie o adeverinta medicala.

Pe langa aceste trei mari fluxuri conversationale in care chatbotul poate inlocui cu succes interactiunea umana, acesta vine si cu solutii pe partea de asistenta a angajatului, in sensul ca poate raspunde la intrebari din diverse arii ale resurselor umane, precum: concedii legale/medicale/odihna, beneficii, maternitate, salarizare, persoane in intretinere, demisie, salarizare.

Cum vine chatbotul in ajutorul managerilor din companii

De asemenea, MySmarty va permite identificarea utilizatorului in functie de rolul pe care il are in companie; manager sau angajat, si va afisa in consecinta un meniu personalizat. Angajatii vor putea vizualiza toate cererile de concediu initializate si statusul lor, in timp ce managerii vor avea posibilitatea sa acceseze si cererile angajatilor alocati.

Printr-un clic pe butonul “Cereri de aprobat”, chatbotul incarca lista cu cereri disponibile pentru a fi aprobate. Astfel, managerul are posibilitate fie sa aprobe cate o cerere pe rand, fie sa respinga cate o cerere pe rand sau sa aprobe toate cererile incarcate.

Acestea sunt doar cateva din fluxurile conversationale ce pot fi implementate in cadrul unei companii.

Despre parteneriatul dintre Smartree si Druid

Asistentul virtual lansat de Smartree a fost construit pe tehnologie Druid, in urma semnarii unui parteneriat intre cele doua companii.

In timp ce Smartree este cunoscuta pe piata serviciilor de outsourcing de salarizare si administrare de personal, adresate departamentelor de resurse umane, Druid este o companie specializata in dezvoltarea de asistenti virtuali inteligenti pentru organizatii de tip Enterprise, cu ponderea cea mai mare de crestere in domeniul inteligentei artificiale (AI) din Europa Centrala si de Est.