In activitatea sa de consultanta, Smartree a constatat ca pe masura ce pachetele salariale propuse de majoritatea marilor companii din Romania au devenit tot mai complexe, acestea au ajuns sa fie dificil de transpus in documentatia interna specifica, astfel incat sa corespunda cu reglementarile Codului fiscal si ale altor acte normative in vigoare. Aceasta dificultate este data de diferenta dintre ceea ce a gandit angajatorul, modalitatea de transpunere si efectul juridic obtinut, nu intotdeauna cel scontat.

Colega noastra, Irina Petrescu – Legal Manager Smartree, a vorbit despre acest subiect in cadrul Forumului Dreptului Muncii, la care am fost invitati in calitate de speaker de catre organizatorii evenimentului, Legal Magazin.

Unde trebuie sa fie atente companiile

Cea mai raspandita modalitate, prin care companiile de orice dimensiune pot face preluarea facilitatilor fiscale in actele interne, este prin Regulamentul Intern, prin prisma obligativitatii instituita in sarcina angajatorilor, conform Codului muncii.

Sunt putine cazuri in care s-a negociat un contract colectiv de munca, unde sunt inserate astfel de beneficii acordate angajatilor. Fie ca vorbim despre prevederile Regulamentului Intern, fie despre un contract colectiv de munca, fie despre o decizie interna a angajatorului, de o hotarare a consiliului de administratie sau a adunarii generale a asociatilor/ actionarilor, persista riscul generarii unui alt efect decat cel urmarit de catre angajator in acordarea de beneficii angajatilor. Iar acest risc este generat strict de redactarea acestor documente, potrivit experientei Smartree.

Un exemplu in acest sens este legat de cheltuielile sociale si tichetele cadou. Conform prevederilor Codului fiscal, cheltuielile care au deductibilitate limitata sunt:

• cheltuielile sociale, in limita unei cote de pana la 5%, aplicata valorii cheltuielilor cu salariile personalului, sub incidenta acestei limite intrand ajutoarele de inmormantare, ajutoarele pentru bolile grave si incurabile, ajutoarele pentru nastere, ajutoarele pentru proteze, ajutoarele pentru pierderi produse in gospodariile proprii, ajutorarea copiilor din scoli si centre de plasament;

• cheltuielile reprezentand cadouri in bani sau in natura, inclusiv tichete cadou oferite salariatilor si copiilor minori ai acestora, servicii de sanatate acordate in cazul bolilor profesionale si al accidentelor de munca pana la internarea intr-o unitate sanitara, tichete de cresa acordate de angajator in conformitate cu legislatia in vigoare, contravaloarea serviciilor turistice si/sau de tratament, inclusiv transportul, acordate de angajator pentru salariatii proprii si membrii lor de familie, precum si contributia la fondurile de interventie ale asociatiilor profesionale ale minerilor; 

• alte cheltuieli cu caracter social efectuate in baza contractului colectiv de munca sau a unui regulament intern, aceste cheltuieli reprezentand tichetele de masa si vouchere de vacanta acordate de angajatori, potrivit legii. 

Potrivit reglementarilor legislative in vigoare privind acordarea tichetelor cadou si a tichetelor de cresa, tichetele cadou se pot utiliza pentru campanii de marketing, studiul pietei, promovarea pe piete existente sau noi, pentru protocol, pentru cheltuielile de reclama si publicitate, precum si pentru cheltuieli sociale.

La transpunerea in acte a acestui cadru legal, le recomandam angajatorilor sa acorde atentie sintagmelor ”potrivit legii, conform legii, in conformitate cu legea”, deoarece acestea instituie restrictii in modul de aplicare, facand trimitere la norma speciala, care trebuie interpretata cu strictete.

In acest sens sunt reglementarile normei legale privind acordarea tichetelor cadou si a tichetelor de cresa, care stabileste ca tichetele cadou se pot utiliza pentru campanii de marketing, studiul pietei, promovarea pe piete existente sau noi, pentru protocol, pentru cheltuielile de reclama si publicitate, precum si pentru cheltuieli sociale. Iar prin normele metodologice, legiuitorul reglementeaza  ca: ”Angajatii persoane fizice care desfasoara o activitate intr-o relatie de angajare, in baza unui raport de munca reglementat de Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, cu modificarile si completarile ulterioare, sau de o lege speciala, pot beneficia de tichete cadou acordate de angajatorii lor, numai pentru destinatiile sau evenimentele care se incadreaza in cheltuielile sociale”.

De asemenea, este foarte important modul in care se realizeaza transpunerea unui beneficiu pe care angajatorul doreste sa-l acorde angajatului. Astfel, nu se va putea reglementa acordarea de premii pentru rezultate deosebite sub forma de tichete cadou in valoare de 150 lei sau in obiecte/sume de bani de pana la 150 de lei si la momentul acordarii sa nu fie supuse contributiilor individuale, patronale si impozitului de 16%.

Explicatia tine de faptul ca premiile nu pot intra in categoria cheltuielilor sociale. Angajatorul le poate mentiona in documentele interne, insa acordarea lor se va face exclusiv prin aplicarea regimului de impunere similar celui aplicat veniturilor realizate din salarii.

Un exemplu de transpunere corecta a normelor Codului fiscal in reglementarile interne ale angajatorului este ”acordarea angajatului de tichete cadou cu ocazia nasterii unui copil”. Evenimentul aferent nasterii unui copil face parte din categoria cheltuielilor sociale la nivelul angajatorului, iar acordarea unui tichet cadou de pana la valoarea de 150 de lei se va putea realiza fara aplicarea, calcularea si retinerea impozitului de 16% si nici a contributiilor patronale si individuale, decat pentru ceea ce depaseste valoarea de 150 de lei.

Smartree Romania, in calitate de consultant in domeniul administrarii de personal si salarizare, recomanda angajatorilor ca in procesul de transpunere a diferitelor norme/ beneficii reglementate prin acte normative, sa survina in conformitatea cu legea, ceea ce va asigura angajatorului atingerea scopului urmarit sub toate aspectele.