In peisajul mereu schimbator al Resurselor Umane (HR), aparitia platformelor de tipul Employee Self-Service (ESS) prin care angajatii au inceput sa castige acces rapid la informatii vitale pentru ei, fara mijlocitor uman, a marcat o schimbare semnificativa in modul in care functioneaza departamentele de HR in cadrul organizatiilor.

Pe masura ce HR-ul insusi se transforma din cum era perceput traditional, doar ca functie administrativa, intr-un partener strategic, adoptarea uneltelor moderne devine imperativa pentru a ramane in frunte in mediul competitiv de afaceri.

Asa se face ca importanta platformelor Employee Self-Service este din nou in crestere, iar in 2024, pe fondul schimbarilor rapide, vor deveni nu doar o optiune, ci o necesitate pentru departamentele de HR care doresc sa ramana relevante si competitive.

Calatoria software-ului dedicat resurselor umane poate fi urmarita pana in zilele inceputului digitalizarii, cand s-au introdus sisteme de baza pentru simplificarea sarcinilor administrative. De-a lungul anilor, progresele tehnologice au condus la dezvoltarea de solutii sofisticate de HR pentru a raspunde diverselor nevoi ale organizatiilor moderne, iar una dintre inovatiile cele mai transformative in aceasta calatorie a fost integrarea modulului Employee Self-Service in platformele de tip HCM – Human Capital Management.

Si brusc, am trecut de la fluturasi pe hartie si coada la usa echipei de HR, in ziua de salariu, la acces nelimitat. A fost un soc organizational, care in multe companii si-a facut simtit efectul luni bune de la primul fluturas electronic. Si cu toate ca acum sa iti poti accesa fluturasul online pare ceva absolut normal si banal, in Romania inca avem >40% dintre companii, unde angajatii nu beneficiaza de acest lucru.

Platformele Employee Self-Service imputernicesc angajatii, oferindu-le acces direct la o multitudine de functii legate de HR oricand au nevoie si de oriunde doresc sa le acceseze.

Daca la inceput acestea adresau ca nevoi principale doar accesul la fluturasii de salarii si solicitarea concediilor in format electronic, de-a lungul anilor serviciile s-au diversificat in ritm alert. Acum, angajatii isi pot actualiza singuri informatiile personale, isi pot genera adeverinte, isi pot face pontajul complet sau isi pot verifica dreptul de concediu de odihna in timp real. In acelasi loc, managerii au vizibilitate completa asupra echipelor lor, pot genera rapoarte de interes fara sa mai fie nevoiti sa apeleze la colegii din HR, pot initia fluxuri de modificari contractuale pentru angajatii pe care ii coordoneaza sau isi pot delega atributiile cat sunt in vacanta astfel incat procesele de HR sa poata sa decurga fara dificultati.

Astfel, platformele de Employee Self-Service faciliteaza o interactiune eficienta intre angajati si departamentul de HR. Aceasta schimbare catre auto-servire nu numai ca imbunatateste satisfactia angajatilor, ci permite si profesionistilor HR sa se concentreze asupra initiativelor strategice.

Beneficiile platformelor Employee Self-Service aduc in prim-plan importanta acestora in peisajul contemporan al HR-ului:

1. Eficienta crescuta: Studiile au aratat ca organizatiile care implementeaza platforme ESS experimenteaza o reducere de cel putin 15% a timpului petrecut pe anumite sarcini administrative de rutina.

2. Imbunatatirea experientei angajatilor: O forta de munca multumita este un instrument valoros. Platformele ESS imputernicesc angajatii, oferindu-le autonomie si comoditate in gestionarea sarcinilor lor legate de HR, iar acest lucru contribuie la o experienta pozitiva a angajatilor, ceea ce poate ajuta la rate de retentie mai bune. O crestere de aproape 23% in nivelul de satisfactie a angajatilor raportat la nevoile lor legate de date de HR si salarizare este un bonus care sunt sigura ca arata din plin impactul pozitiv al unei solutii potrivite de ESS.

3. Acces la date in timp real si autonomie: intr-o lume atat de digitalizata, companiile au nevoie de decizii bazate pe date actualizate, iar platformele ESS ofera acces in timp real si direct la datele critice de HR atat pentru angajati, cat si pentru manageri. Acest lucru nu numai ca permite luarea deciziilor informate, ci sustine agilitatea in implementarea planurilor strategice ale companiei.

4. Economii de costuri: Simplificarea proceselor de HR prin mecanisme de auto-servire reduce nevoia de resurse umane suplimentare, ducand la economii de costuri administrative asociate care pot atinge si 20% conform unor studii.

Atunci cand in top 5 prioritati pentru liderii de HR in 2024 pe locul al treilea se afla, conform studiului Gartner, tehnologia pentru HR si cand 56% dintre managerii de HR afirma ca solutiile lor software actuale nu se potrivesc cu nevoile de business, este evident ca trebuie sa reevaluam impactul tehnologiei de HR.

Culturile organizationale care sunt in curs de modificare, pentru a pune cu adevarat angajatii in centru, au nevoie de sustinerea pe care o poate aduce o platforma de HR employee-centric.

Transformarea profunda prin care trece societatea si ritmul alert al schimbarilor pe planuri multiple vin cu multe provocari, in companii insa pot fi si oportunitati. In special pentru specialistii HR, care pot sustine organizatia daca sunt la randul lor ajutati de solutii care imbina expertiza cu tehnologia.

In 2024, platformele de Self-Service pentru angajati nu vor fi doar instrumente eficiente pentru HR, ci si catalizatori cheie in transformarea digitala a domeniului. Integrand tendinte precum experienta centrata pe utilizator, securitate avansata, mobilitate si accesibilitate sau comunicare prin roboti, aceste platforme nu numai ca raspund cerintelor actuale ale HR-ului, ci pregatesc terenul pentru viitoare inovatii. Adoptand solutii care incorporeaza progrese tehnologice, specialistii si managerii HR isi pot pozitiona organizatiile catre un viitor mai agil, eficient si axat pe oameni.