Companiile care doresc sa performeze si sa nu fie afectate de evenimente imprevizibile, precum cele declansate de pandemie, vor afla ca este mai benefic sa externalizeze anumite procese si, uneori, chiar mai ieftin. Aceasta afirmatie este valabila si pentru externalizarea serviciilor de salarizare, care in general, sunt procese ce implica activitati repetitive, consumatoare de timp si care in ultimul an au fost suspuse la numeroase modificari determinate de schimbarea legislatiei in vigoare.

Atunci cand iei decizia de a externaliza procesele de salarizare, exista cateva aspecte critice de care trebuie sa tii cont cand vine vorba de furnizorul ales.

Expertiza in domeniu

Inainte de a initia o coloborare, este necesara o minima documentare, nu numai cu privire la reputatia companiei, oferta de servicii dar si istoricul companiei in piata si expertiza in domeniu. Vezi ce este mai important pentru tine si alege un furnizor a caror servicii sunt in acord cu necesitatile companiei si care iti intelege nevoile si situatiile specifice care trebuie gestionate lunar. Spre exemplu Smartree nu numai ca are 20 de ani de experienta in serviciile de externalizare salarizare si administrare de personal, dar prin prisma parteneriatului cu ADP si varietatea mare de colaboratori, fie ca este vorba despre mari coorporatii sau start up-uri, are acces la o paleta larga de spete cu impact in salarizare dar si la cele mai bune practici din domeniu.

Consultanta/Suport

Indiferent de cat de multa experienta ai avea in procesele de resurse umane sau in legislatia muncii, trebuie sa recunoastem ca anul trecut a reprezentat o mare provocare pentru toti specialistii in domeniu, iar sansele sa ai acces si sa implementezi corect anumite reglementari cu impact in salarizare precum somajul tehnic, telemunca sau sumele care pot fi accesate pentru acest regim de activitate sunt mai reduse decat in cazul unui expert. S-ar putea sa nu stii ce optiuni sunt viabile sau nu si cum sa le aplici. Faptul ca te poti baza pe un partener care iti ofera consultanta si face salarizare pentru tine, este un beneficiu foarte important.

Portofoliul de servicii/produse

Dupa ce ai analizat nevoile afacerii tale, te poti decide sa externalizezi si alte procese in afara serviciilor de salarizare. Avand acest aspect in minte, este important sa alegi un partener care iti poate pune la dispozitie solutii software scalabile, care iti pot sustine ritmul de crestere al business-ului dar si nevoia de digitalizare a cat mai multor procese. Smartree nu numai ca ofera astfel de solutii precum planificare pontaj, beneficii, soft recrutare, module prin intermediul carora poti trimite notificari in interiorul companiei dar iti poate pune la dispozitie si o gama diversificata de alte servicii HR: administrare personal, servicii de munca temporara sau recrutare, care pot fi benefice si mai putin costisitoare, mai ales cand sunt achizitionate ca pachet decat in cazul in care le-ai achizitiona separat, de la firme diferite.

Reputatia

Reputatia unei companii este data de comunitatea creata in jurul ei dar si de profesionalismul si seriozitatea de care da dovada in relatia cu colaboratorii. Un alt element extrem de important, care indica seriozitatea si calitatea serviciilor oferite sunt si certificarile obtinute.

Din 2012, Smartree Romania este certificata ISO 9001:2008 – Sistemul de management al calitatii pentru activitatile de administrare si salarizare de personal, munca temporara, recrutare si alte servicii de consultanta in resurse umane. Prin auditurile organismului de certificare, acest sistem se recertifica la intervale de 3 ani si se supravegheaza anual. La inceputul acestui an, Smartree a obtinut recertificarea conform noului standard: ISO 9001:2015.

Mai mult, datorita parteneriatului cu ADP (ADP este cel mai mare procesator de salarii la nivel global), Smartree Romania are acces la cele mai bune practici din domeniu si la expertiza extinsa, la cel mai inalt nivel in ceea ce priveste procedurile operationale si asigurarea calitatii pentru serviciile oferite.

Politica de securitate a datelor

Transmiterea, stocarea si procesarea datelor implicate in procesul de payroll sunt aspecte extrem de importante pentru orice companie care intentioneaza sa lucreze cu un furnzior extern. De asemenea, si aplicatia folosita in procesele de calcul salarial, pontaj sau administrare de personal trebuie sa fie securizata.

In ceea ce priveste aspectul securitatii, Smartree a fost preocupat si a investit in permanenta pentru alinierea la standardele din industrie referitoare la cerintele de securitate.

Astfel am implementat proceduri pentru a asigura controlul accesului la informatii, inclusiv in aplicatia software dezvoltata, MyStaff, prin profiluri avansate pentru utilizatori, bazate pe diverse drepturi de acces si prin proceduri pentru depistarea activitatilor neautorizate de accesare a informatiilor.

Avem implementate politici si proceduri de Data Backup, Data Recovery sau Business Continuity la standarde internationale de securitate prin care ne asiguram ca activitatea noastra cat si a clientilor se poate desfasura fara intrerupere indiferent de evenimentele nepravazute aparute. Procedurile sunt testate si revizuite periodic si sunt de asemenea, validate si auditate de terte parti in conformitate cu regulile, reglementarile la zi si practica din domeniu.

Account manager dedicat

Comunicarea optima ar trebui sa fie baza oricarei relatii de colaborare intre un furnizor de externalizare servicii salarizare si HR si orice client. Noi am inteles acest lucru foarte bine si de aceea punem la dispozitia partenerilor nostri un Account Manager dedicat astfel incat comunicarea sa fie cat mai directa, cu posibilitatea de rezolvare rapida a situatiilor aparute. In plus, avantajul unui Account Manager dedicat, direct responsabil pentru serviciile de salarizare in cazul companiei tale, este legat de faptul ca va cunoaste toate particularitatile proceselor de HR din compania ta asadar va veni cu solutii rapide si va stii exact ce raspunsuri sa iti dea.

De la finalul anului trecut, avand in vedere noua legislatie in vigoare, avem in echipa colege care au obtinut diploma de Expert in Legislatia Muncii. 

Respectarea termenelor limita

Seriozitatea cu care compania furnizor isi respecta termenele limita cand vine vorba de salarizare iti poate afecta imaginea si bugetul. De aceea alege o companie care nu iti va face surprize in acest sens. Orienteaza-te dupa aspecte precum vechime in piata, portofoliu de clienti, stabilitatea clientilor.

Cine sunt clientii

Clientii mari, cu multi angajati si cu vechime in relatia de colaborare, sunt o dovada a calitatii serviciilor furnizorului, mai ales cand este vorba despre salarizare. Vezi pe site-ul nostru care sunt clientii care ne-au ales pentru serviciile de salarizare si stabileste o intalnire pentru o cotatie, special pentru compania ta.