Saptamana trecuta a aparut o noua masura legislativa, menita sa incurajeze digitalizarea relatiilor de munca, prin utilizarea semnaturii electronice a documentelor de munca.

Care este actul normativ care reglementeaza utilizarea semnaturii electronice?

Noua masura este reglementata prin Ordonanta de Urgenta nr. 36/2021 privind utilizarea semnaturii electronice avansate sau semnaturii electronice calificate, insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului in domeniul relatiilor de munca, si pentru modificarea si completarea unor acte normative.

De cand a intrat in vigoare si ce alte legi modifica?

Ordonanta este in vigoare din 6 mai si are efecte in sensul de modificare si completare si asupra Codului Muncii – Legea 53/2003.

Cum se utilizeaza semnatura electronica in raporturile de munca angajator – angajat

Ca urmare a Ordonantei de Urgenta, partile pot opta sa utilizeze la incheierea contractului individual de munca sau al actului aditional la contract, dupa caz, semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, insotita de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului.

Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnaturii electronice pentru intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea contractului individual de munca, in conditiile stabilite prin regulamentul intern si/sau contractul colectiv de munca aplicabil, potrivit legii.

Angajatorul poate utiliza semnatura electronica in raporturile angajatorului cu institutiile publice, la intocmirea inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca sau a securitatii si sanatatii in munca.

Angajatorul nu poate obliga persoana selectata in vederea angajarii ori, după caz, salariatul să utilizeze semnatura electronica la incheierea contractului individual de munca/actului aditional la contract sau a altor documente emise in executarea contractului individual de munca.

La incheierea contractului individual de munca/actului aditional la contract sau a altor documente emise in executarea contractului individual de munca, dupa caz, partile trebuie sa utilizeze acelasi tip de semnatura, respectiv semnatura olografa sau semnatura electronica.

Ce inseamna semnatura electronica avansata si calificata, marca temporala electronica si calificată si sigiliul electronic calificat

Semnatura electronica inseamna date in format electronic, atasate la sau asociate logic cu alte date in format electronic si care sunt utilizate de semnatar pentru a semna. Semnătura electronica avansata indeplineste urmatoarele cerinte:
(a) face trimitere exclusiv la semnatar;
(b) permite identificarea semnatarului;
(c) este creata utilizand date de creare a semnaturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de incredere, exclusiv sub controlul sau si
(d) este legata de datele utilizate la semnare astfel incat orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectata

Semnatura electronica calificata inseamna o semnatura electronica avansata care este creata de un dispozitiv de creare a semnaturilor electronice calificat si care se bazeaza pe un certificat calificat pentru semnaturile electronice.

Marca temporala electronica inseamna date in format electronic care leaga alte date in format electronic de un anumit moment, stabilind dovezi ca acestea din urma au existat la acel moment, iar marca temporala calificata indeplineste urmatoarele cerinte:

(a) asigura o legatura intre data si ora si date astfel incât sa excluda in mod rezonabil posibilitatea ca datele sa fie schimbate fara ca acest lucru sa fie detectat;

(b) se bazeaza pe o sursa de timp precisa, legata de ora universala coordonata; si

(c) este semnata utilizand o semnatura electronica avansata sau sigilata cu un sigiliu electronic avansat al prestatorului de servicii de incredere calificat sau printr-o metoda echivalenta.

Sigiliu electronic calificat inseamna un sigiliu electronic avansat care este creat de un dispozitiv de creare a sigiliilor electronice calificat si care se bazeaza pe un certificat calificat pentru sigiliile electronice.

Sigiliu electronic avansat inseamna un sigiliu electronic care indeplineste urmatoarele cerinte:

(a) face trimitere exclusiv la creatorul sigiliului;

(b) permite identificarea creatorului sigiliului;

(c) este creat cu ajutorul datelor de creare a sigiliilor electronice pe care creatorul sigiliului le poate utiliza sub controlul sau, cu un nivel ridicat de incredere, pentru crearea sigiliilor electronice;

(d) este legat de datele la care se raporteaza astfel incât orice modificare ulterioara a datelor poate fi detectata.

IMPORTANT: Angajatorul poate suporta, in vederea indeplinirii obligatiilor legale, cheltuielile pentru achizitionarea semnaturilor electronice avansate sau semnaturilor electronice calificate insotite de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului, utilizate pentru semnarea inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca.