Dupa ce au fost respectati intocmai pasii procesului de angajare, o importanta majora trebuie acordata termenelor la care expira perioada de proba, evaluarile medicale si nu in ultimul rand contractul de munca. Cea mai la indemana solutie pentru a scapa de grija planificarii acestor activitati esentiale de HR o reprezinta notificarile automate prestabilite si personalizate.

Trimiterea de alerte automate prin e-mail cu ajutorul MyStaff Notifer

Modulul MyStaff Notifer, parte a soft-ului de resurse umane MyStaff, permite trimiterea de alerte automate prin e-mail, putand fi personalizat in functie de obiectivele setate de specialistul in resurse umane. Astfel, timpul alocat unui proces extrem de important precum verificarea privind expirarea contractelor de munca ale angajatilor, perioadelor de proba, evaluarilor medicale sau documentului de identificare precum buletinul, este redus considerabil, mai ales cand exista un numar mare de angajati.

Notificarile se pot transmite catre intreg departamentul de HR sau catre fiecare angajat sau manager in parte, iar intervalul de transmitere poate varia in functie de necesitati: zilnic, la o data prestabilita, la o ora prestabilita sau saptamanal. Modulul permite setarea si altor notificari, decat cele mentionate anterior, utilizand practic orice informatie existenta in sistem, pentru care exista o data de inceput si de final, cum este de exemplu pontajul angajatilor.

Astfel, cu ajutorul notificarilor automate, poate fi setat si un reminder privind termenul limita de finalizare a pontajului, notificare care poate fi trimisa prin e-mail angajatilor cu cateva zile lucratoare inainte de ultima zi din luna; bineinteles acolo unde exista modulul de Pontaj aferent, MyStaff Time.

Pentru a exista o evidenta clara a orelor lucrate pe parcursul unei luni si a evita situatiile in care cererile de concediu nu sunt inregistrate la timp, se pot seta remindere catre angajati pentru a inregistra cerererile de absenteism in sistem si catre managerii de departament pentru a aproba sau a respinge respectivele cereri.

Fiind conceput ca un instrument software pentru notificari automate si destinatii customizabile, MyStaff Notifer poate fi setat sa transmita informari pe data de 1 a lunii pentru contractele de munca si pentru perioadele de proba care expira in luna urmatoare, cat si pentru termenele limita pentru evaluarile medicale ale angajatilor. De asemenea, departamentul de HR poate fi notificat si in ceea ce priveste atingerea unor praguri de vechime in cadrul companiei (1 an, 5 si 10 ani) de catre anumiti angajati.

MyStaff Notifier ajuta la cresterea retentiei si satifactiei angajatilor 

MyStaff Notifer poate fi privit si ca un instrument de crestere a retentiei si satisfactiei angajatilor, care pot fi felicitati/recompensati la timp cu ocazia unor evenimente importante din viata lor, precum ziua lor de nastere sau implinirea varstei de 1 an/2 ani de catre copiii acestora sau atingerea unor praguri importante de vechime in companie. Datorita notificarii automate prin e-mail, in zilele respective, angajatii pot primi chiar si o felicitare electronica cu “La multi ani”, la pranz sau diferite tipuri de stimultente prevazute de catre angajator.

Prin urmare, prin intermediul modulului Notifer nu numai ca se poate realiza o planificare riguroasa a proceselor specifice de resurse umane, dar pot fi evitate si o serie de penalitati care pot aparea ca urmare a depasirii termenelor limita asociate anumitor activitati, fapt care conduce la reducerea costurilor.