Abordarea Smartree in domeniul resurselor umane se bazeaza pe eficientizarea proceselor complexe si ajutorul continuu oferit clientilor pentru ca acestia sa foloseasca tehnologia Smartree si in relatie cu alte solutii software implementate.

Unul dintre clientii Smartree, companie multinationala, a implementat la nivel international sistemul HRMS Workday, furnizor de aplicatii cloud enterprise pentru resurse financiare si resurse umane. Pentru optimizarea costurilor si a timpului de procesare, Smartree a dezvoltat si implementat o solutie de interfatare intre Workday si aplicatia de Payroll a Smartree.

Situatie: Clientul introduce date atat in sistemul Workday, cat si in aplicatia Smartree, iar timpul utilizat pentru acest proces si costurile asociate sunt considerabile.

Solutie: La solicitarea clientului, Smartree a dezvoltat interfatarea celor doua sisteme astfel incat responsabilul HR sa introduca o singura data informatiile legate de administrarea de personal (introducere angajati noi/plecati, modificare date contractuale etc.).

Datele din sistemul Workday sunt transmise automat catre aplicatia Payroll a Smartree, fara ca utilizatorul sa mai fie nevoit sa realizeze vreo alta actiune. In plus, datele sunt interpretate si validate de sistem inainte de importul la Payroll, astfel incat sa fie prevenite eventualele neconcordante in aplicatia Smartree.

Beneficiile utilizatorului in urma interfatarii cu Workday

Eficientizarea procesului si cresterea productivitatii

Daca pana in momentul dezvoltarii realizate de Smartree utilizatorul celor doua aplicatii (Workday si aplicatia Smartree de payroll) ar fi fost nevoit sa introduca de doua ori aceleasi date manual, dupa interfatare acest lucru se face intr-un singur sistem, iar transferul la payroll se face automat, fara niciun alt efort din partea responsabilului HR.

Optimizarea costurilor

Timpul dublu alocat acestor actiuni de introducere a datelor de administrare personal ar fi fost asociat unor costuri suplimentare cu personalul. Acum persoana responsabila castiga timp si se poate concentra pe activitati care aduc plusvaloare propriului departament si, implicit, companiei.

Reducerea riscului de eroare

Prin validarea automata a datelor introduse inainte de transferul in aplicatia de Payroll a Smartree se reduce considerabil riscul de neconcordante in introducerea datelor.

Notificare directa prin e-mail

Prin dezvoltarea realizata de Smartree se creeaza posibilitatea primirii de notificari direct pe e-mail, astfel incat utilizatorului sa i se valideze actiunile dintre cele doua sisteme (exemple: Import realizat cu succes, Informatii obligatorii care lipsesc etc.).

Definirea functionalitatilor pentru interfatare cu Workday

Aplicatia Workday transmite fisiere sub format .xml cu informatii despre actiunile din sistem pe un canal securizat, utilizand un server de tip SFTP (Secure File Transfer Protocol). API-ul dezvoltat de Smartree interpreteaza fisierele si, dupa ce le valideaza din punctul de vedere al consistentei datelor si al business-ului, le importa in aplicatia Payroll.

Rularea solutiei de interfatare este configurata astfel incat sa poata realiza importul la perioade de timp predefinite de catre utilizator. Aplicatia ruleaza in bucla pana cand fisierele aferente zilei curente sunt procesate cu succes, oferind astfel posibilitatea utilizatorului sa corecteze si sa introduca datele in Workday daca a primit notificare pe e-mail in cazul unei neconcordante.

Te-ar mai putea interesa si:

MyStaff Rewards: secretul unor angajati mai motivati

Cum inregistrezi un contract in Revisal daca noul cod COR nu apare in aplicatie

Infografic Schimbare de directie in serviciile de munca temporara