Munca remote reprezinta, in continuare, pentru multe companii o adevarata provocare care consta intr-o adaptabilitate continua la noul mod de lucru care necesita in multe cazuri aptitudini noi, interactiuni diferite cu angajatii, comunicare continua dar si un nou stil de leadership. Unul dintre cele mai provocatoare procese de gestionat in munca de la distanta ramane in continuare etapa de onboarding pentru noii angajati.

Procesul de onboarding in munca remote

Este important de stiut ca toate companiile trebuie sa acorde o atentie deosebita procesului de onboarding, mai ales in aceasta perioada in care in marea majoritate a cazurilor integrarea noilor angajati se face exclusiv digital. Un proces reusit de onboarding este concentrat in mare parte pe oameni, pe felul in care acestia ar trebui sa perceapa compania si rolul lor in cadrul acesteia. Daca primul contact cu compania se realizeaza intr-o maniera pozitiva, dar si provocatoare, astfel incat sa starneasca curiozitatea angajatului, sansele de retentie a noului angajat sunt mult mai mari, iar organizatia nu trebuie sa mai piarda timp si resurse pentru a recruta noi oameni.

Remote onboarding-ul urmeaza aceeasi pasi ca si a unui proces traditional de onboarding, numai ca de la distanta, cu ajutorul diferitelor instrumente digitale precum filmulete, apeluri video si chiar a tool-urilor de realitate virtuala.

O caracteristica importanta a procesului de onboarding la distanta este aceea ca se intinde pe o perioada mai lunga de timp pentru a ne asigura ca noul venit a inteles pe deplin care este rolul sau in cadrul companiei si ca nu se simte in niciun fel exclus din echipa din care face parte.

Obiectivul principal al procesului de remote onboarding este acela de a oferi noului angajat o experienta placuta si plina de satisfactii care sa il faca sa se simta deja parte a organiziatiei, chiar daca nu se afla in mod fizic la birou.

Practici pentru un proces de remote onboarding reusit:

1. Comunicare si iar comunicare

Inceperea unui nou loc de munca de la distanta poate reprezenta o adevarata provocare. Ca si in perioada in care cu totii ne desfasuram activitatea la birou, si acum, noii angajati doresc sa faca o prima impresie buna, precum si sa stabileasca conexiuni atat cu colegii, cat si cu organizatia, in general. In acest sens, departamentul de HR trebuie să se pastreze o stransa legatura cu noii veniti si sa comunice cu ei deschis pe parcursul fiecarei etape a procesului de onboarding.

2. Asigurati-va ca noii angajati au tot ce le trebuie pentru a-si incepe activitatea

Toate programele si instrumentele necesare desfasurarii activitatii in cele mai bune conditii, inclusiv accesul VPN, ar trebui sa fie deja configurate pe laptopurile noilor angajati. De asemenea, pe langa laptop, pentru un echipament complet, noilor angajati trebuie sa li se asigure si accesorii precum, mouse si mai ales casti, care sunt extrem de importante pentru intalnirile online.

3. Informatii pe care noul angajat trebuie sa le cunoasca inainte de prima zi de munca

Un nou angajat trebuie sa stie de dinainte de a incepe prima zi de munca, care sunt orele de lucru, mai exact orele de incepere si orele de final de program.

De asemenea, trebuie luat in considerare faptul ca nu toti oamenii sunt obisnuiti sa lucreze de la distanta, fapt pentru care acestia trebuie informati pe ce platforme vor avea loc intalnirile online pentru a se putea familiariza cu acestea inainte de prima zi de munca.  Daca acest lucru nu este posibil si angajatul va spune ca nu cunoaste o anumita platforma pe care o utilizati in cadrul companiei, atunci va trebui sa luati in calcul organizarea unei sesiuni de instruire, inainte de inceperea propriu-zisa a activitatii pentru a va asigura ca noii angajati pot lua parte la procesul de integrare online.

4. Incercati sa personalizati cat mai mult procesul de onboarding

Cel mai important aspect in cadrul procesului de onboarding la distanta consta in implicarea noului venit in cadrul echipei. Din acest motiv, o idee buna ar fi ca membrii echipei sa contacteze noii angajati pentru a-i ajuta sa se simta inclusi in organizatie.

Daca in mod normal, noii angajati ar fi fost intampinati in prima lor zi la birou cu un zambet prietenos din partea colegilor lor, acum tot ce primesc este o imagine pe ecranul laptopului, fapt pentru care o mica conexiune personală poate fi de mare ajutor.

Pentru a promova comunicarea in cadrul echipei si a va asigura ca exista o conexiune intre actualii angajati si noul angajat, puteti stabili pauze de cafea virtuale sau pranzuri virtuale.

5. Fiti implicati

Noii angajati trebuie sa proceseze o multime de informatii noi, in ciuda distantei fizice, iar intrebarile apar pe ce masura ce cantitatea de informarii creste. Dati-le de inteles ca sunteti dispusi sa raspundeti la orice intrebare. De exemplu, in acest sens puteti programa o intalnire de maximum 15 minute pe zi, care sa fie dedicata unei sesiuni scurte de intrebari si raspunsuri. Acest lucru le va arata noilor angajati ca sunt importanti si doriti in cadrul echipei, lucru care conduce la o implicare mai mare a acestora si implicit la o intelegere mai buna a valorilor si culturii organizationale a companiei.

6. Motivare prin apreciere

O alta provocare a procesului de onboarding de la distanta este motivarea noilor angajati si asta pentru ca pana acum motivatia aparea adesea prin interactiuni ocazionale sau ca urma a feedback-ului informal primit. Acum, ce va ramane de facut este sa-i incurajati pe acestia in timpul intalnirilor online, si de ce nu, atunci cand este cazul, sa le aratati ca ii apreciati pentru atentia sporita pe care o acorda sesiunilor de instruire.

Majoritatea managerilor stiu ca integrarea noilor angajati este pur si simplu dificila si multi recunosc impactul pe termen lung pe care o experienta slaba de integrare l-ar putea avea asupra angajatilor lor. Tocmai de aceea, eforturile in ceea ce priveste integrarea noului angajat nu trebuie sa se opreasca la o perioada foarte scurta de timp in aceasta perioada in care munca remote pare ca a devenit noua normalitate.

Pasi pentru mentinerea unei relatii bune de lucru la distanta cu noii angajati

Daca pana la izbucnirea pandemiei de COVID-19, caile spre construirea unei relatii intre angajat si manager erau cele clasice, precum intalniri face-to-face, intalniri de echipa sau chiar iesirile in pauza de masa, iata ca in aceasta perioada lucrurile stau total diferit. Daca in cazul angajatilor cu vechime in companie situatia nu pare insa atat de dramatica intrucat intalnirile face-to-face s-au transformat in intalniri online, in cazul noilor angajati munca remote poate reprezenta o adevarata bariera in formarea relatiilor de munca.

Construirea unei relatii bune de lucru ii ajuta pe noii veniti sa-si inceapa noul job intr-o nota pozitiva, si de asemenea, reprezinta un prim-pas spre crearea unui angajament de durata fata de companie, lucru care conduce practic la retentia angajatui.

Dupa ce noii angajati sunt familiarizati deja cu activitatea companiei, cu procedurile interne si cu atributiile practice care le revin, parcurgand astfel procesul de onboarding, managerii trebuie sa investeasca in continuare timp si energie pentru implicarea acestora in cadrul echipelor.

Exista cateva principii de baza pentru a construi relatii bune de lucru, in special cu angajații noi, chiar si atunci cand acestia lucreaza de la distanta:

• Pune-te in pielea lor. Incearca sa iti amintesti cum este sa fii un nou angajat. Noii angajati nu cunosc politicile sau procedurile interne din companie.  Acest lucru este amplificat atunci cand acesta lucreaza de la distanta si asta pentru ca nu are posibilitatea de a intreba colegul de birou, in cazul vreunei nelamuriri. In acest sens, departamentele de resurse umane ar trebui sa analizeze care sunt cele mai frecvente intrebari pe care le pun noii angajati pentru a putea veni astfel in intampinarea viitorilor noi veniti cu raspunsuri lamuritoare. De asemenea, trebuie sa li se indice noilor angajati cateva persoane la care pot apela in cazul in  care in care au nevoie de raspunsuri urgente.
• Fii disponibil. Cu totii stim ca managerii au o gama larga de responsabilitati, insa este extrem de important, ca mai ales la inceput, sa arati ca esti disponibil si sa te asiguri cu totul merge in directia dorita. Chiar daca tehnologia ne este un aliat de nadejne in aceasta perioada pe care o traversam si putem sa ne conectam rapid unii cu altii, trebuie sa te inarmezi cu rabdare intrucat cel mai probabil integrarea noului venit in echipa, precum si in companie, s-ar putea sa necesite timp suplimentar in munca remote.
• Fa-i cunoscut stilul tau de lucru. Expune-i stilul tau de lucru, dar asigura-te ca si tu ii vei cunoaste stilul lui de lucru pentru ca numai asa veti putea face echipa buna impreuna. Cauta modalitati de a-i impartasi cum iti place tie sa lucrezi, dar fara sa para ca ii impui stilul tau de lucru.
• Stabiliti impreuna cativa indicatori de performanta. Noii angajati cauta o directie clara cu privire la felul in care ar trebui sa duca la indeplinire acitivitatile lor, precum si la modul in care le va fi evaluata performanta. Managerii ar trebui sa incerce, in cadrul unei intalniri individuale, sa treaca in revista impreuna cu angajatul fisa postului acestuia, procesul de evaluare a performantelor, precum si standardele de performanta care vor fi utilizate in evaluarea activitatilor lui.
• Oferiti feedback si fiti consecventi in acest sens. Dupa ce vorbiti cu noii angajati despre asteptarile pe care le aveti de la ei, este extrem de important sa oferiti feedback cu privire la modul in care acestia se descurca. Incurajati angajatii atunci cand isi indeplinesc cu brio sarcinile si corectati-i atunci cand gresesc pentru ca astfel, nu au cum sa-si da seama daca fac sau nu bine ceea ce fac.